Gli eventi online ed offline possono aumentare i profitti e le vendite, costruire il tuo marchio, diffondere consapevolezza sulla tua azienda e su ciò che fai, accrescere la notorietà del tuo brand e stabilire connessioni tra te e i tuoi clienti o la tua community. Che si tratti di un un anniversario aziendale o di una conferenza didattica sullo yoga dinamico, l’evento in sé è importante per la tua azienda e (anche se non lo sanno ancora) per i tuoi clienti. Sebbene i metodi tradizionali per promuovere gli eventi sono ancora efficaci, i social media negli ultimi 10 anni si sono dimostrati uno strumento incredibilmente potente per aumentarne la partecipazione.

I risultati sono particolarmente impressionanti considerato che la maggior parte delle promozioni fatte sui social media costa relativamente poco, per di più se confrontato con le “vecchie” forme di pubblicità (come la radio, la tv, il telemarketing...).

È sempre necessario creare un evento sui social media?

Esistono alcuni casi per i quali la creazione e sponsorizzazione dell’evento online, oltre a non essere essenziale, potrebbe compromettere la credibilità dell’evento stesso e di conseguenza della tua azienda.
Ma facciamo un passo indietro.

Quali sono questi casi eccezionali?

Se per esempio devi organizzare una festa privata per ringraziare i tuoi clienti della fiducia riposta nella tua azienda, non ha senso creare un evento su Facebook e pubblicizzarlo. Molto meglio invece passare la palla ai commerciali ed incaricarli di contattare prima via email e poi telefonicamente tutti i clienti selezionati per invitarli privatamente all’evento.
Stessa cosa vale anche per le celeberrime cene aziendali interne. Nate con lo scopo di ringraziare l’intenso lavoro dei dipendenti, non esigono per forza un evento su Facebook né tanto meno una sponsorizzazione online, necessitano solo di un messaggio verbale o scritto diretto al gruppo di invitati.

Chiarito ogni dubbio sulle eccezionalità di questi casi, è d’obbligo una piccola premessa che spero possa venirti in aiuto quando decidi di creare un evento sui social media.

Pianificazione Iniziale: cosa fare prima di partire

Come per qualsiasi attività, prima di rendere ufficiale qualsivoglia tipologia di evento, è essenziale pianificare ed organizzare ogni suo piccolo dettaglio.

Definisci l’obiettivo

L’obiettivo del tuo evento deve essere scelto prima di partire e deve poter essere raggiungibile con le risorse a tua disposizione.
Poniamo l’esempio che tu voglia rilanciare la pasticceria dopo un periodo di stallo dovuto all’apertura di un concorrente particolarmente aggressivo sui prezzi. Un corso di creazione di torte cheesecake potrebbe essere un mezzo efficace per permettere alle persone di apprezzare la maggiore qualità della tua realtà e ripartire con il piede giusto.

Un altro esempio? Supponiamo che tu debba promuovere l’apertura della nuova sede della tua catena di negozi di abbigliamento sportivo: un'inaugurazione originale con la presenza di un campione locale e dove regali sconti ai primi clienti potrebbe fare al caso tuo.
O, infine, potresti avere necessità di incrementare le entrate del tuo pub irlandese ma non hai budget per ospitare dei concerti live: organizza una degustazione di birre artigianali e regala ai partecipanti una bottiglia a fine serata.
Mantieni sempre il focus sull’obiettivo che hai stabilito inizialmente in ogni fase della pianificazione e non sbaglierai!

Stabilisci un budget realistico

Non fantasticare su questo punto: a meno che tu non abbia la capacità economica di creare un altro Sanremo, è inutile supporre di potersi permettere un evento di tale portata. Concretizza e definisci le tue capacità economiche che hai a disposizione e lavora di conseguenza su ogni aspetto del tuo evento.

Ricordati di unire budget ed obiettivo: il riscontro economico finale che ti aspetti di ricevere dall’evento, non può essere inferiore all’investimento iniziale. Per evitare che ciò accada, organizza dettagliatamente ogni aspetto del tuo budget e, nel caso ci sia la necessità di ridurlo, studia un nuovo piano per raggiungere lo stesso obiettivo.

Individua il target di riferimento

Anche se spesso il pubblico o gli invitati sorgono naturalmente quando viene scelto l’obiettivo, non dimenticarti di specificare il più dettagliatamente possibile chi saranno gli ospiti del tuo evento. Seleziona la tipologia di persone a cui vuoi riferirti o crea una lista vera e propria. Sii il più specifico possibile.

Fatti ricordare

Gli eventi più riusciti sono quelli che si ricordano nel tempo.
Non abbandonare gli invitati ed i clienti che hanno appena partecipato al tuo evento: ringraziali della loro presenza con un’email o un messaggio personalizzato. Ancora meglio se al termine dell’evento a distanza di pochi giorni, oltre ai ringraziamenti viene offerto un ulteriore servizio.

Un esempio? Condividere le foto della serata sulla pagina Facebook della tua azienda, oppure inviare le slide del corso di giardinaggio appena concluso, o perché no, uno sconto del 50% sul primo acquisto sul tuo nuovo shop online.

I dettagli contano

Non lasciare niente al caso. Organizza tutto nei minimi particolari. Cerca di offrire ai tuoi partecipanti un motivo per il quale tornare da te, contattarti per una collaborazione o riconfermarti come azienda numero uno del settore.
Un esempio concreto di dettaglio? I gadget. Spesso considerati sorpassati, sono invece un ottimo strumento di marketing che coccola il cliente (senza che se ne accorga) e lo riporterà mentalmente sempre al bellissimo evento in cui l’ha ricevuto in regalo.

Promuovi il tuo evento

Una volta giunto al termine della pianificazione totale e dettagliata del tuo evento, è arrivato il momento di promuoverlo online.
Qualunque cosa tu abbia ipotizzato di creare, ricorda questi 7 consigli (+1) per aumentare la partecipazione al tuo evento con i social media.

1. Crea eventi Facebook ...e poi condividili ovunque

Quando hai un evento in arrivo, il primo passo che dovresti sempre fare è creare un evento su Facebook. Gli eventi di Facebook sono uno dei migliori strumenti presenti online ed economicamente abbordabili per aiutarti a diffondere la notizia di ciò che stai organizzando. Ma non solo.

Forniscono agli utenti tutte le informazioni di cui hanno bisogno, permettono di interagire e rispondere direttamente ai commenti e alle domande dei potenziali partecipanti e di accumulare prove sociali come post, foto etc direttamente sulla piattaforma. Ciò significa maggiore visibilità non solo per l’evento in sé, ma anche e soprattutto per il tuo brand o azienda.
Inoltre, si conferma essere un mezzo formidabile di risonanza: quando su Facebook notiamo la partecipazione di un amico ad un evento interessante, clicchiamo immediatamente sul post per capire di cosa si tratta (e spesso partecipiamo anche noi!).

Tutte le info a portata di click

La quantità di informazioni che puoi fornire ai potenziali partecipanti è fantastica.
Gli utenti possono cliccare sull'indirizzo per aprire facilmente il navigatore e raggiungere il luogo dell’evento. Inoltre, se hai intenzione di vendere dei biglietti o richiedere una registrazione obbligatoria Facebook ti offre tutte queste possibilità a portata di clic.
I partecipanti possono anche tenere sotto controllo quanti biglietti sono ancora disponibili, quanti posti liberi rimangono etc. Come gestore di social media, sono sempre stato un fan dell'utilizzo dell'evento di Facebook: l’ho sempre considerato infatti come un enorme contenitore di tutte le informazioni necessarie per chi vuole parteciparvi e per chiunque vi arrivi anche da altri canali social.

Dalla teoria alla pratica

Andando nel concreto è arrivato il momento di creare il tuo evento su Facebook. Parti dalla tua Pagina, non dal tuo account personale. Questo consentirà alle persone di associarlo alla tua Pagina ed al tuo marchio, senza provocare confusione. Per la gioia di tutti, Facebook ci ha semplificato la vita: lo strumento “crea post” offre la possibilità di creare un evento direttamente da lì. Ti basta cliccare “Evento” anziché scrivere il post.

Una volta cliccato si aprirà la finestra di creazione evento e dovrai compilare correttamente tutti i campi con le informazioni necessarie. Pensa ad un titolo per il tuo evento che possa essere al contempo descrittivo ed accattivante! Eccoti un esempio concreto di cosa fare e cosa sarebbe meglio evitare. “Corso di cucina” è molto generico, poco attraente e per niente originale. “Il gusto dei sensi. Corso di cucina 3.0” è già sicuramente più interessante e allo stesso tempo descrittivo della stessa tematica.

Dedica tempo per questo passaggio e studia un titolo ancora prima di creare l’evento su Facebook perché gli utenti spesso decidono se informarsi maggiormente basandosi anche solo sul nome. Una volta superato questo passaggio, scegli un video o una foto che rappresenti l’evento, sia originale ed invitante. Infine, seleziona sempre una categoria. Le categorie aiuteranno il tuo evento a comparire nelle ricerche pertinenti.

Una volta superato questo passaggio, scegli un video o una foto che rappresenti l’evento, sia originale ed invitante. Infine, seleziona sempre una categoria. Le categorie aiuteranno il tuo evento a comparire nelle ricerche pertinenti.

Anche le parole chiave sono un altro strumento utilissimo che fornisce Facebook. Nonostante non siano obbligatorie per la creazione dell’evento, ti supportano nell’ottenere risultati migliori come comparire nelle ricerche che desideri aiutandoti a trovare il tuo pubblico di destinazione.

Un altro ottimo modo per aumentare la visibilità è aggiungere dei co-organizzatori all'evento se si tratta di uno sforzo congiunto, così facendo, l’evento verrà aggiunto alla loro Pagina aumentando la probabilità che lo condividano con il loro pubblico.

Una volta inserite tutte queste informazioni il tuo evento di Facebook è attivo e funzionante. A questo punto non ti resta che iniziare a collegarti ad altre piattaforme di social media, indirizzando il maggior traffico possibile verso di esso. Twitter, Instagram, LinkedIn, sono i social perfetti per raccogliere traffico e veicolarlo verso l’evento creato.

Se hai un profilo personale, condividi l’evento. Assicurati che ci sia una pagina sul tuo sito web (come una landing page) che porti l’utente a collegarsi direttamente all’evento. Per portare maggiore traffico potresti pensare di inviare una email al tuo database invitando i tuoi contatti a partecipare.

2. Pubblica post frequenti (ma limitati)

Hai finalmente pubblicato il tuo evento sui social media ed è importante assicurarti di promuoverlo attivamente. Idealmente, dovresti creare l'evento con almeno un mese di anticipo per dare alla tua strategia di marketing un po' di tempo per lavorare ed ottenere dei risultati. Per incrementare l’interesse degli utenti dovresti pubblicare post sull'evento stesso e condividerlo su più piattaforme.

Ovviamente, non sto parlando di ossessionare le persone pubblicando ogni due minuti un post. In questo caso infatti, si tratta di privilegiare la qualità delle pubblicazioni piuttosto che la quantità. Quando pubblichi un post sul tuo evento, non limitarti a rispondere alle domande degli utenti interessati con un “sì, no,” e cose simili. Aggiungi qualcosa di simpatico al commento e cerca di creare quanta più interazione possibile. Concentrati inoltre sulla creazione di contenuti che inducano effettivamente le persone a partecipare.

La pagina ufficiale del Vinitaly ha condiviso su Instagram un video con i momenti salienti dell’evento 2019 per invogliare il proprio pubblico a partecipare a quello del 2020.

Mostra, ad esempio, il dietro alle quinte dell’organizzazione; fai vedere scorci allettanti, foto e video del buffet che metterai a disposizione o porta la testimonianza delle persone che hanno partecipato all'ultimo evento. Spiega cosa offrirai e perché il tuo è l’evento più interessante a cui poter partecipare.
Nel tuo piano di comunicazione in ogni post che crei sui vari social, metti sempre in evidenza il link diretto all’evento in modo da poter accrescere la probabilità di partecipazione.

Per ottenere migliori risultati, mescola queste tipologie di post con altri tuoi contenuti programmati regolarmente su tutti i social. Attenzione però, non esagerare con le pubblicazioni! Lo scopo è quello di creare interesse, non quello di portare il tuo pubblico all’esasperazione. Tieni d'occhio i tuoi post e assicurati che mantengano tassi di coinvolgimento relativamente costanti e in ogni caso, regola la frequenza di pubblicazione.

3. Promuovi il tuo evento con un hashtag personalizzato

Sebbene gli hashtag non siano decollati su Facebook, sono invece fondamentali su Twitter ed Instagram. Avere, o in certi casi creare, un hashtag personalizzato con il proprio marchio per promuovere il tuo evento renderà più facile al contempo la condivisione ed il raggiungimento di ottimi risultati. Una volta che le persone inizieranno ad utilizzarlo autonomamente potrà essere usato per generare un topic (argomento) di tendenza, creare conversazione ed aumentare curiosità verso il tuo evento, oltre ovviamente a regalarti pubblicità gratuita (e la possibilità che diventi virale).

In sostanza, più l'hashtag - e i contenuti pubblicati sul tuo evento - si diffondono, più si incrementa la probabilità che le persone lo scoprano, e decidano quindi di parteciparvi.

Il Festival di Sanremo 2020 e Rai Radio2 utilizzano l'hashtag #Sanremo2020 e #Sanremo70 (per il 70° anniversario del festival che ricorre quest’anno) con il nome del brand-evento. Le persone li usano per discutere dello show e, nel caso delle celebrità, promuovere le proprie apparizioni.

E non è finita qui. Se il tuo hashtag si attiva, potrai utilizzarlo come metrica di coinvolgimento e potrai tracciarlo su più piattaforme. Sarai in grado di avere un'idea di come gli utenti stanno considerando il tuo evento e di cosa stanno dicendo.

Dovresti anche utilizzare hashtag orientati ad una più grande portata e basati sugli interessi dei tuoi potenziali partecipanti per attirare il tuo pubblico di destinazione.
Per esempio: hai un evento locale nella tua gelateria a Padova? Usa l’hashtag #ilgelatodipadova. Oppure cerchi un pubblico di nicchia per commercializzare la tua conferenza di medicina orientale? Prova #medicinaorientalecinese per specificare non solo il tuo target ma anche le tematiche.

Vuoi assicurarti che le persone sappiano dove possono trovare maggiori informazioni? Puoi anche scegliere di aggiungere l’hashtag #facebookevent. Ciò darà una spinta ai tuoi post su Twitter ed Instagram e permetterà all’algoritmo di mostrarlo a più membri del tuo pubblico di destinazione.

Gli organizzatori hanno creato ed utilizzato nel post di Instagram dell’evento, degli hashtag personalizzati per il proprio brand.

4. Inizia per tempo

Pensa a quanto lavoro viene dedicato alla pubblicità di quasi ogni singolo film che esce nei cinema: spesso per quelli più famosi a livello globale inizi a ricevere alcuni trailer da un anno all’altro. Quando inizi a creare un evento, ricordati dunque che un’idea per incentivare la curiosità degli utenti, potrebbe essere quella di pubblicare sui social media un trailer di quello che succederà nell’evento. Anche un piccolo annuncio come "Abbiamo in programma qualcosa di eccezionale per ottobre...Indovina di cosa si tratta?" può generare molta curiosità e fare il suo effetto.

Pubblicare informazioni e aggiornamenti pertinenti può aiutare a creare interesse e coinvolgimento, e prima renderai disponibili le informazioni, prima le persone potranno prenotare la loro partecipazione.

Per mantenere vivo l’interesse e promuovere per tempo l’evento, puoi condividere i post e tutte le informazioni su più piattaforme in modo specifico ed unico.

Puoi utilizzare Twitter ed Instagram per sviluppare un hashtag, LinkedIn e Facebook per creare pagine e sezioni dedicate all'evento ed infine YouTube per pubblicare video di ciò che sta per succedere.

5. Pianifica i post più importanti dell’evento in anticipo

La pianificazione degli eventi è stressante ed è facile che alcune cose sfuggano per distrazione e per un quantitativo troppo enorme di dettagli da ricordare.
Qualora succedesse, potresti verificare una marcata riduzione della partecipazione all’evento e una minor condivisione online di quest’ultimo.

Per evitare problemi di questo genere, ti consigliamo di utilizzare uno strumento di pianificazione dei social media come il Creator di Facebook. È una piattaforma utile e molto semplice che usiamo sempre anche noi per la programmazione dei post.
Con questa piattaforma infatti, puoi creare rapidamente post con immagini e video, lanciare alcuni hashtag e pianificarli su Facebook ed Instagram contemporaneamente. Consigliamo vivamente anche di creare la maggior parte dei contenuti promozionali del tuo evento in anticipo, in modo da poterne pubblicare la maggior parte in modo uniforme tra oggi e la data dell’evento, offrendo ai tuoi follower un flusso costante di informazioni ad un ritmo sostenuto.

6. Crea campagne pubblicitarie per una maggiore visibilità

Quando desideri che il maggior numero di persone legga e veda i tuoi post, non fa mai male creare alcune campagne pubblicitarie a pagamento per aumentare la visibilità, potenziare il coinvolgimento degli utenti ed incrementare la partecipazione.
Facebook Ads ed Instagram Ads sono tra i principali strumenti online per la creazione di annunci sui social media, ma non sono l’unica opzione. Twitter ha recentemente migliorato la piattaforma per offrire maggiore flessibilità nella scelta del pubblico, mentre gli annunci LinkedIn sono una scelta fenomenale per eventi più professionali come conferenze B2B.

Post sponsorizzato su LinkedIn pubblicizzato ad un target specifico

Quando si tratta di aumentare la partecipazione agli eventi con la pubblicità a pagamento su Facebook, è possibile scegliere l'obiettivo "Coinvolgimento", quindi ottimizzare per le "Risposte agli eventi". Sostanzialmente Facebook fa vedere il tuo evento agli utenti che hanno maggiori probabilità di interagire e partecipare al tuo evento, il che è eccezionale. Quando infatti le persone interagiscono con il tuo evento, i loro follower, amici e collegamenti, vedranno spesso sia l’evento che i post ad esso correlati e questo può indurre le persone a parlarne e ad incuriosirli. Ti raccontiamo cos'è successo dopo aver messo like ad un evento di degustazione vini e formaggi che un nostro amico stava organizzando nel suo locale. La nostra azione ha provocato alcuni commenti e condivisioni di amici incuriositi della cosa. Pensa dunque a quante reazioni a catena possiamo creare con una semplice condivisione! Il pulsante "questo evento interessa a" è davvero potente.

Schermata iniziale della piattaforma pubblicitaria su Facebook dove si decide l’obiettivo dell’inserzione.

Ma la diffusione di una sponsorizzazione su Facebook non si ferma ai social network. Quante volte dopo aver trovato qualcosa di divertente, buffo o interessante sui social l’hai inviato ad un amico su Whatsapp? Anche per gli eventi, accade spesso che questi vengano condivisi sulle app di messaggistica istantanea attraverso un link.

Un'altra semplice opzione è quella di promuovere l'evento direttamente dalla pagina dell'evento stesso, attraverso la funzione “metti in evidenza”, che funziona in modo molto simile ad un post sponsorizzato.

Puoi scegliere come target della tua pubblicità le persone per interesse, per area demografica, per posizione, oppure creare un pubblico personalizzato. Ci sono però alcune limitazioni per questo strumento rispetto al Business Manager che è più completo.
Per citarne una infatti, “mettere in evidenza l’evento” non ti consente di scegliere l’obiettivo della sponsorizzazione ma ti permette comunque di aumentare la notorietà, le vendite di biglietti e le risposte sul social. Per approfondire le diverse funzionalità che Facebook mette a disposizione per la promozione di un evento, ti suggerisco di leggere qui.
Detto questo, è veloce, facile ed efficace.

Gestione sponsorizzazioni semplificata direttamente dall’evento

Se scegli di promuovere l'evento su LinkedIn, opta per “l'obiettivo” di visitare il sito Web al fine di indirizzare le persone alla pagina di destinazione del tuo evento.

È una buona scelta optare per lo stesso “obiettivo” anche su Twitter, a meno che tu non stia pubblicando campagne video per promuovere l'evento e desideri dare la priorità alle visualizzazioni dei video anziché ai clic diretti al sito.

7. Organizza concorsi per aumentare il passaparola

I concorsi (chiamati anche giveaway) permettono di aumentare la partecipazione al proprio evento. Sui social media si sono rivelati un ottimo modo per ottenere nuovi follower, aumentare il coinvolgimento degli utenti e, in questo caso, aumentare la partecipazione agli eventi. Sono praticamente i maestri della diffusione, condivisione e promozione quando si parla di social media. I premi del concorso (ovviamente rilevanti per il tuo evento) possono attirare molta attenzione e generare vere e proprie conversazioni, nonché aumentare la partecipazione.

Regalare qualcosa ai partecipanti o futuri tali è sempre una buona idea. Offrire biglietti gratuiti, pasti gratuiti, pass per il backstage o una maglietta gratuita del tuo evento, sono tutti elementi accattivanti per le persone del tuo pubblico. Chi non ama ricevere qualcosa in regalo? E chi non ha mai percepito l’adrenalina che ti dà la possibilità di vincere un qualcosa?

Crea e gestisci il concorso su un social, ma promuovilo su tutte le altre ed invialo al tuo elenco di indirizzi e-mail interessati all’evento, utilizzando anche gli strumenti pubblicitari di Facebook Ads per aiutarti.

+1 Usa EventBrite e diventa un esperto degli eventi

EventBrite è la più grande piattaforma online per l’organizzazione di eventi. È uno strumento completo che permette non solo di crearli, ma anche di gestirli in tutte le fasi. Qualsiasi tipologia di evento tu voglia realizzare, da quello una tantum come l’inaugurazione di un negozio di parrucchiere a quello che concerne una serie di lezioni di yoga, questa è la piattaforma ideale e più comoda che esista.

La comodità risiede anche nella registrazione: gratuita, semplice e veloce. Inoltre, se stai pensando di organizzare un evento gratuito, Eventbrite ti dà la possibilità di farlo senza dover spendere nemmeno 1€.

Questa piattaforma permette comunque di scegliere tra tre tipologie di pacchetti: Essential, Professional e Premium. Tutti e 3 rispondono alle necessità che diverse aziende, attività o imprese possono riscontrare nell’organizzazione di un evento.

Ma il vero vantaggio di Eventbrite è la connessione immediata a tutte le altre piattaforme. La sua potenza risiede infatti nella facile e veloce condivisione sui social media. Non solo tu come organizzatore puoi condividere l’evento come post all’interno di quello creato su Facebook, ma può anche essere condiviso dagli utenti e partecipanti.

Anche noi usiamo questo strumento da diverso tempo e possiamo affermare che le funzionalità sono in continuo aggiornamento. Ecco un esempio di evento che abbiamo creato con Eventbrite:

Oltre a tutte le informazioni basilari per l’utente come la descrizione dell’evento, il luogo, la data ed il costo, l’utente può fare alcune operazioni basic come registrarsi, aggiungere automaticamente la data sul calendario per evitare di dimenticarlo e visualizzare la location direttamente sulla Mappa.

Infine, l’utente può decidere di condividerlo sui propri social come Facebook, LinkedIn etc, di contattare l’organizzatore e anche di “seguirlo” per restare sempre aggiornato sui prossimi eventi.

Considerazioni finali

L'uso delle tecniche di marketing sui social media aiuta molto ad aumentare il numero di partecipanti per il tuo prossimo evento, indipendentemente dalla sua tipologia.
Mentre alcuni metodi richiedono un piccolo investimento, come il costo necessario per una pubblicità su Facebook Ads o quello dei premi per i vincitori del concorso, la maggior parte di questi suggerimenti che hai appena finito di leggere, permettono di ottenere degli ottimi risultati a costo zero.
Questi suggerimenti sono tutti efficaci, in quanto possono essere utilizzati per attirare il tuo pubblico di destinazione, incuriosirlo con campagne a costo zero o con metodi PPC (pay-per-click: campagne di pubblicità a pagamento per il numero di click ricevuti) che si confermano essere un ottimo strumento per aumentare la probabilità di una maggiore presenza complessiva.

A questo punto hai tutte le informazioni per creare e sponsorizzare un evento memorabile per la tua azienda o attività! Non ti resta che mettere in pratica i nostri consigli. Lascia un commento e facci sapere quale tecnica di social media marketing ha funzionato per il tuo evento!

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e ascoltare i tuoi progetti e le tue ambizioni.

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